lunes, 9 de julio de 2012

SISTEMA DE INFORMACIÓN INTERNA DE MARKETING




Un informe diario de operaciones le permitirá a las pequeñas y medianas empresas recopilar la información de todas las transacciones diarias que realice la empresa; clasificar las operaciones en diferentes secciones para una mayor claridad; acumular diariamente todos las actividades que han transcurrido durante el mes y controlar las cuentas más importantes del negocio para así tomar decisiones sobre el control interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para lograr las metas establecidas por sus propietarios.

Todos los sistemas representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamientos de préstamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados.



  
INFORME DE REGISTRO DE VENTAS

Es un auxiliar obligatorio de característica tributario de foliación doble en el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones.
Los documentos que sustentan las ventas realizadas son las facturas, boletas de venta, notas de crédito, notas de débito, etc. Cada uno de los documentos emitidos por la empresa se irá registrando día a día en orden correlativo.
En el caso de boletas de venta, cuando se emite diariamente gran cantidad de documentos, se puede hacer un resumen diario de los mismos anotándose el primer y último número emitido.
Sirve para registrar las ventas de los bienes que se producen esto para saber cuantos productos se producen para luego comercializarlos y también saber el nivel de ventas que tiene la empresa. Importancia.
El informe de registro de ventas  nos ayuda a saber que nivel de ventas tiene la empresa esto para poder abastecer los recursos que se necesitan para seguir comercializando los productos que la empresa ofrece.

Al igual que verificar la magnitud de aceptación que tienen los productos con la población. Nos ayudará a establecer estrategias de ventas, esto con la ayuda de la publicidad con que se cuente, para que así se puedan elevar o mantener el nivel de ventas de la empresa.

En este tipo de registros se utilizan computadoras que toman los pedidos y los datos al mismo tiempo en que ocurre la transacción. Cada máquina tiene una pequeña memoria que almacena la identificación de los artículos, precios, tasas de interés, etc.
A diferencia de otros medios, el producto o el servicio se entregan inmediatamente después del pedido, por lo tanto, es esencial captar todos los datos básicos de los clientes.






INFORME DE REGISTRO DE COSTOS

Este registro se realiza en el área de contabilidad de costos, de tal forma que al clasificar, acumular y analizar los costos, provee la información necesaria para la toma de decisiones, esta confeccionado por contabilidad de costos, el que emitirá uno por cada orden de trabajo que se ha enviado a los talleres productivos. Contendrá el costo estimado analizado por elementos de gasto, unidades a producir o del servicio que se presta y otros datos de interés.

Su objetivo
no es solo controlar los recursos utilizados, si no controlar el costo real de la producción de cualquier producto o servicio, analizados por elementos de gastos, con todos los documentos que sirvieron de fuente para su anotación control, también debe distinguir entre las actividades que se desarrollan en una empresa, la que genera valor a los procesos productivos.
A demás de que permite a la gerencia tener información necesaria para fijar el precio de un producto, ya que hoy en día las empresas deben enfocarse a producir con el menor costo y la mayor calidad.
Los sistemas de costos son fundamentales para las empresas; son la base para determinar la calidad del funcionamiento de cualquier empresa. Existen algunos criterios que describen la manera en que los detalles de las actividades de las empresas deben de ser registrados para estar seguros del buen funcionamiento de la organización.

Registros de Cuentas
Es un documento que registra todas las categorías de contabilidad utilizadas en una empresa. Cada una de las cuentas mencionadas se utilizan para reportar los resultados de los eventos relacionados con un aspecto particular de la empresa.

Registros de Doble Entrada
En este tipo de registros, se debe conseguir que el sistema este balanceado, por lo que las cuentas deben de ser iguales a los créditos.



Registros de contabilidad acumulada

Este registro reporta las actividades de ingresos y gastos en el periodo en que han incurrido, tiene algunos elementos distintivos.


ü  Estrechez de Sistemas Cíclicos: Los detalles de contabilidad son balanceados para lograr la precisión necesitada en la información, ésta se debe ajustar de tal manera que todas las cuentas del balance reflejen las transacciones que hayan incurrido durante el siguiente periodo. Al final de cada ciclo se vuelve a presentar el mismo balance y el resumen de las acciones.Miras: Únicamente de las transacciones en las que intervienen directamente la organización o sus recursos. Una transacción en la industria, así como la entrada al mercado de un nuevo competidor, pueden reducir las utilidades de una empresa.

ü  Orientación Histórica: Un sistema de costos resume los eventos anteriores, como las ventas, compras y la obtención de utilidades. Informa los efectos de estos eventos; sin embargo, no predice el futuro.

ü  Uniformidad: Los sistemas de contabilidad utilizan una rutina para registrar los detalles de la transacción en el momento en que se realizan. Los datos son registrados en las cuentas correspondientes durante o al final del ciclo contable.


Paquetes de Software de Contabilidad

Estos paquetes se pueden obtener mediante su  renta o su compra, se encuentran disponibles para ser utilizados. Al adquirir estos paquetes, las organizaciones pueden establecer de forma más fácil un sistema más nuevo, sofisticado. A demás son probados y aprobados en los medios de uso real y son mucho menos costosos que los programas desarrollados con especialidades.




INFORME DE REGISTRO DE INVENTARIOS

Es un listado de concentración de mercancías, donde se puede visualizar la información de todos los movimientos.
Funcionan llevando un control periódicamente de las mercancías que se necesitan en la empresa. Se actualizan cada vez que la empresa adquiere nueva mercancía o vende. La administración del inventario esta dirigido a balancear la demanda y la existencia de los productos.
El objetivo de este registro es la buena administración para asegurar la máxima ganancia posible. Sirve para tener un registro de las entradas y salidas de mercancías así como las devoluciones.
Es muy importante para la empresa ya  que permite tener un control de todas las mercancías que tiene la empresa  y para tomar decisiones.

Es evidente que la demanda de productos o de mercancía no será cubierta debido a que la existencia no es suficiente.
El control del inventario también incluye determinar cuando los pedidos para satisfacer la demanda de un determinado artículo. Abarca los procedimientos para recibir en forma correcta las mercancías cuando llegan y ajustar los registros de tal manera que indiquen la cantidad disponible en el almacén.
Las grandes organizaciones trabajan con muchos vendedores y los sistemas de inventarios los detalles a cerca de quienes proporcionan cada uno de los artículos.
Debido a que algunos artículos son más populares que otros, y puesto que la demanda para algunos artículos varia según las condiciones de diversos aspectos, una característica muy importante de un sistema de inventarios es su capacidad para acumular un registro de las demandas de ciertos artículos.
Las transacciones asociadas con la administración del inventario, tiene los siguientes aspectos:
Retiro del inventario: Registra las cantidades retiradas de la existencia en el almacén, de tal manera que los registros indiquen el total de artículos que aun quedan en existencia.
Llegadas al inventario: Es un cambio en los registros de la cantidad de existencia para anotar la llegada de mercancía.
Consulta por artículo: Es un exámen del registro de un artículo en particular par registrar la cantidad actual en existencia de este artículo.


Mantenimiento de artículos: Es la adición o eliminación de artículos que se conservan en el inventario.

Cuando se agregan nuevos artículos a la lista de artículos nuevos en el inventario, se deben proporcionar información completa para identificar y describir el artículo, así como lo muestra el formato del registro del archivo maestro.


INFORME DE REGISTRO DE DEVOLUCIONES

Es un retorno de todo o parte de un pedido que un cliente había contratado por no ajustarse a cláusulas contractuales.
Las devoluciones pueden ser:
1.- Devoluciones  a Proveedor.
2.- Devoluciones  de Mercancía.
3.- Devoluciones  de Bienes por Garantía
4.- Devoluciones  de Tienda
5..-Consumidor
6.-Devoluciones  de Cliente
           
Cada una de ellas funciona de la siguiente manera:

1.- Se trata de mercancías devueltas por una tienda o un centro de distribución a un proveedor externo. Las devoluciones a proveedores no requieren referencias a otro documento en el sistema.
2.-Las devoluciones de mercancía se utilizan para devolver al proveedor mercancías entregadas.
3.-Un documento que estipula  el respaldo en caso de defecto  de algún  aparato.

El objetivo es establecer el control y registro de las devoluciones o reposiciones efectuadas ante proveedores. Son importantes porque le permiten conocer a la empresa todas las devoluciones de los clientes.

Generalmente se devuelven productos por:
D  Mal funcionamiento del producto

D  Defectos en el producto, generalmente son defectos de fabricación

D  El precio no era lo que se había estipulado


INFORME DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE FONDOS

Son diseñados como sistemas en línea, resaltan los verdaderos negocios de muchas organizaciones, generalmente estos sistemas son independientes, están integrados a los sistemas de costos o a aplicaciones de control de inventarios.
Su objetivo es conocer en donde se encuentran distribuidos los diferentes recursos con los que cuenta la empresa.

Tipos de transacción
Movimiento: Agregar o cambiar entradas o salidas en el archivo maestro que forman el sistema de movimiento de fondos, que incluye los archivos maestros de clientes, archivos, etc.
Consulta de un movimiento: Recuperación de un movimiento para determinar el estado de una transacción.



INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR

El término de cuentas por cobrar se refiere a un ingreso que se le adeuda a las empresas u organizaciones como resultado de una transacción que ha sido efectuada.
Como se ha indicado antes, el procesamiento de las cuentas por cobrar sirve para captar y procesar los datos de contabilidad que son importantes para controlar las ventas hechas a crédito.
El sistema de cuentas por cobrar debe contener los datos necesarios para poder responder a las cuatro preguntas importantes de contabilidad en la medida que se refieren a cambios en las transacciones contables.
¿Qué transacción se ha realizado?, ¿Cuándo ocurrió?, ¿Qué cantidad de dinero estuvo involucrada? Y ¿Qué efecto causó la transacción?
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamientos de préstamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados.
El procesamiento de cuentas por cobrar es una actividad fundamental y esencial en el procesamiento de transacciones en cualquier organización de ventas, servicio o manufactura.
Constituyen una función dentro del ciclo de ingresos.

Líneas de Cuentas por Cobrar

Se registran la suma de los recibos por abonos de clientes que se facturaron en el día.

¬  Línea de club de mercancía: Incluye todos los recibos emitidos a clientes en concepto las cuotas de club de mercancías recibidas en el día.

¬  Línea de depósitos de clientes: Deben anotarse la suma de los recibos emitidos a clientes, por mercancías apartadas.


¬  Línea de banco: Se anotará la suma de todos los depósitos realizados y se utilizará un renglón para cada cuenta de banco que existe.

¬  Línea de cuentas por cobrar (Ventas). En este renglón se anotará la suma de todas las facturas por venta de mercancía al crédito a clientes.

¬  Línea de club de mercancía Se anotará la suma de las facturas emitidas en concepto de retiros de mercancías por los socios tenedores de club de mercancía.

¬  Línea de depósito de clientes: Se anotan la suma de las facturas emitidas a clientes en concepto de ventas de mercancía apartadas.


Existen cuatro tipos de transacción comunes en los sistemas de cuentas por cobrar:

è Transacciones de Ventas: Capacitación y procesamiento de datos referentes a cada transacción a crédito.

è Transacciones de pago: Capacitación y procesamiento de datos referentes al pago de dinero en una cuenta. Se procesan los datos de la transacción y se calculan los nuevos balances contables.

è Transacciones de ajustes: Capacitación y procesamiento de datos utilizados para corregir o enmendar el efecto de los datos registrados en un periodo contable previo

è Consultas a las cuentas: Es la recuperación de la información de uno o mas registros de cuentas por cobrar para responder a consultas de clientes.

Salida de un Sistema de Cuentas por Cobrar

Al final de cada mes, se efectúa el procesamiento de las cuentas para registrar las transacciones, determinar la antigüedad y reflejar el objeto de las actividades.
Estos informes y documentos son generados en forma típica como parte del procesamiento de fin de ciclo.

3  Estados de cuenta: Es la lista de los detalles de las transacciones en el periodo actual.

3  Registro de cuentas por cobrar: Es la lista de los nombres de los clientes de todas las cuentas que han tenido saldos diferentes a cero.

3  Informe de Sobregiro: Lista de nombres y las cantidades de saldo de todas las cuentas que han excedido de una cantidad límite.

3  Lista de transacciones mensuales: De los detalles de todas las transacciones de ventas, pagos de ajuste.


Los archivos mas importantes en un sistema de cuentas por cobrar son los archivos maestros de cuentas y el archivo de transacciones, éste se actualiza mensualmente.






INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR

Son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios que compra a crédito.
Documentos que la Integran
Documentos por pagar a bancos
Documentos por pagar a proveedores
Porción de la deuda a largo plazo con vencimiento a un año
Cuentas por pagar a proveedores
Cuentas por pagar – varios
Anticipo de clientes
Compañías afiliadas
Dividendos por pagar

Su objetivo es llevar un registro de lo que debe  la empresa y cuándo son los vencimientos, esto le permitirá a la empresa gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible. Son importantes porque le permiten a la empresa conocer las deudas que tiene.

Tipos de Transacciones

Son tres los tipos de transacciones que se manejan comúnmente en este tipo de sistemas.

2  Entrada de facturas de los vendedores o proveedores: Capturando y almacenando los datos para identificar cada una de las facturas recibidas de un acreedor.

2  Autorización para el pago de la factura: Si bien los sistemas automatizados pueden estar diseñados para seleccionar a los vendedores.

Ajuste de transacciones: Se aceptan y procesan los datos para corregir los detalles de una factura que haya entrado previamente en el sistema.

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada